本文以用友的財務軟件(jian)(jian)(7.2版)為(wei)例，介紹一(yi)下日常財務軟件(jian)(jian)使用中的心得(de)。

　　一、新建(jian)套帳(zhang)時的(de)注意事項

　　拿(na)到一(yi)套(tao)(tao)軟(ruan)件(jian)(jian)(jian)之后，不(bu)(bu)(bu)要(yao)(yao)急于去(qu)安裝和嘗試軟(ruan)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)各種功(gong)能。首先應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)該對(dui)(dui)(dui)軟(ruan)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)使(shi)用(yong)細則有(you)一(yi)套(tao)(tao)清(qing)晰的(de)(de)(de)(de)了解，應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)了解該財(cai)務(wu)(wu)軟(ruan)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)運作(zuo)(zuo)流程。然后，按(an)下列程序進(jin)行(xing)(xing)套(tao)(tao)帳(zhang)(zhang)的(de)(de)(de)(de)初(chu)(chu)(chu)(chu)(chu)始(shi)化(hua)操作(zuo)(zuo)。1、在(zai)(zai)(zai)用(yong)友(you)財(cai)務(wu)(wu)軟(ruan)件(jian)(jian)(jian)中(zhong)，首先應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)該以(yi)管理員的(de)(de)(de)(de)身份(fen)新建套(tao)(tao)帳(zhang)(zhang)，建帳(zhang)(zhang)之后不(bu)(bu)(bu)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)先去(qu)初(chu)(chu)(chu)(chu)(chu)始(shi)化(hua)期(qi)(qi)初(chu)(chu)(chu)(chu)(chu)余(yu)額(e)，更重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)工作(zuo)(zuo)是進(jin)行(xing)(xing)財(cai)務(wu)(wu)分(fen)工!不(bu)(bu)(bu)要(yao)(yao)對(dui)(dui)(dui)我(wo)說(shuo)你單位就(jiu)你一(yi)個會計(ji)(ji)，即便如此，你也得進(jin)行(xing)(xing)財(cai)務(wu)(wu)分(fen)工，身兼數職：所有(you)的(de)(de)(de)(de)財(cai)務(wu)(wu)軟(ruan)件(jian)(jian)(jian)都將憑證的(de)(de)(de)(de)錄入與審(shen)核(he)計(ji)(ji)帳(zhang)(zhang)相分(fen)離，以(yi)便交(jiao)叉監(jian)督(du)。最常見的(de)(de)(de)(de)財(cai)務(wu)(wu)分(fen)工方(fang)式是分(fen)成四(si)人(ren)：系統(tong)(tong)管理員、制單員、審(shen)核(he)員、記帳(zhang)(zhang)員。在(zai)(zai)(zai)以(yi)后的(de)(de)(de)(de)使(shi)用(yong)中(zhong)，應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)該按(an)帳(zhang)(zhang)務(wu)(wu)核(he)算的(de)(de)(de)(de)分(fen)工以(yi)不(bu)(bu)(bu)同的(de)(de)(de)(de)身份(fen)登錄財(cai)務(wu)(wu)軟(ruan)件(jian)(jian)(jian)。2、進(jin)行(xing)(xing)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)設置(zhi)。在(zai)(zai)(zai)財(cai)務(wu)(wu)分(fen)工之后，接著應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)查看由系統(tong)(tong)提(ti)供的(de)(de)(de)(de)會計(ji)(ji)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)是否能夠(gou)滿足你單位的(de)(de)(de)(de)核(he)算需(xu)要(yao)(yao)，如果(guo)(guo)不(bu)(bu)(bu)夠(gou)(準確地說(shuo)，肯定(ding)(ding)(ding)不(bu)(bu)(bu)夠(gou)!)，還應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)該添加(jia)相關的(de)(de)(de)(de)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)。比如，在(zai)(zai)(zai)核(he)算增(zeng)值(zhi)稅的(de)(de)(de)(de)過程中(zhong)，很明(ming)顯地需(xu)要(yao)(yao)“應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)交(jiao)增(zeng)值(zhi)稅”二級(ji)(ji)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)甚(shen)至三級(ji)(ji)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)，但你在(zai)(zai)(zai)系統(tong)(tong)提(ti)供的(de)(de)(de)(de)會計(ji)(ji)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)中(zhong)不(bu)(bu)(bu)能找到，此時(shi)(shi)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)進(jin)入“會計(ji)(ji)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)”模塊(kuai)，進(jin)行(xing)(xing)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)的(de)(de)(de)(de)添加(jia)工作(zuo)(zuo)，在(zai)(zai)(zai)添加(jia)的(de)(de)(de)(de)過程中(zhong)，應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)該注意對(dui)(dui)(dui)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)編(bian)碼的(de)(de)(de)(de)設置(zhi)。如果(guo)(guo)是二級(ji)(ji)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)，該科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)的(de)(de)(de)(de)前三位編(bian)碼一(yi)定(ding)(ding)(ding)要(yao)(yao)設成對(dui)(dui)(dui)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)的(de)(de)(de)(de)一(yi)級(ji)(ji)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)的(de)(de)(de)(de)代(dai)碼。應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)該知道的(de)(de)(de)(de)是，用(yong)友(you)財(cai)務(wu)(wu)軟(ruan)件(jian)(jian)(jian)對(dui)(dui)(dui)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)的(de)(de)(de)(de)管理是以(yi)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)編(bian)碼為依據(ju)的(de)(de)(de)(de)，如果(guo)(guo)科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)編(bian)碼設置(zhi)錯(cuo)誤的(de)(de)(de)(de)話，后患無窮!而且(qie)，科(ke)(ke)(ke)(ke)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)只要(yao)(yao)設定(ding)(ding)(ding)好了，以(yi)后核(he)算中(zhong)想將之刪掉都不(bu)(bu)(bu)行(xing)(xing)!3、進(jin)行(xing)(xing)期(qi)(qi)初(chu)(chu)(chu)(chu)(chu)余(yu)額(e)的(de)(de)(de)(de)設定(ding)(ding)(ding)。如果(guo)(guo)你新建套(tao)(tao)帳(zhang)(zhang)的(de)(de)(de)(de)啟用(yong)日期(qi)(qi)是在(zai)(zai)(zai)年份(fen)中(zhong)間(jian)，在(zai)(zai)(zai)錄入期(qi)(qi)初(chu)(chu)(chu)(chu)(chu)余(yu)額(e)時(shi)(shi)，不(bu)(bu)(bu)能在(zai)(zai)(zai)“年初(chu)(chu)(chu)(chu)(chu)余(yu)額(e)”欄(lan)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)中(zhong)輸入，這樣做是徒勞的(de)(de)(de)(de)。我(wo)就(jiu)曾因為該問題一(yi)直懷疑是否是有(you)軟(ruan)件(jian)(jian)(jian)故障。正(zheng)確的(de)(de)(de)(de)方(fang)法(fa)是在(zai)(zai)(zai)“期(qi)(qi)初(chu)(chu)(chu)(chu)(chu)余(yu)額(e)”欄(lan)目(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)(mu)中(zhong)輸入。在(zai)(zai)(zai)進(jin)行(xing)(xing)期(qi)(qi)初(chu)(chu)(chu)(chu)(chu)余(yu)額(e)錄入時(shi)(shi)，一(yi)定(ding)(ding)(ding)要(yao)(yao)注意數據(ju)的(de)(de)(de)(de)準確性，因為，這些期(qi)(qi)初(chu)(chu)(chu)(chu)(chu)數據(ju)一(yi)旦發生(sheng)作(zuo)(zuo)用(yong)時(shi)(shi)，你是無論如何也不(bu)(bu)(bu)可(ke)能去(qu)修改的(de)(de)(de)(de)!

　　二、日常核算過程中的注意事(shi)項

　　用財務軟件進行(xing)日常(chang)的會計核算，有時(shi)會遇(yu)到(dao)自找麻煩的事，手(shou)工處(chu)理中很簡單的事情，在計算機上你(ni)卻束手(shou)無策!常(chang)見的問題如下：

　　1、不(bu)能進(jin)行(xing)(xing)憑(ping)(ping)證錄入：剛使用用友軟件時(shi)，你首先會(hui)進(jin)入“憑(ping)(ping)證處理模塊”，進(jin)行(xing)(xing)憑(ping)(ping)證的錄入，但往往你都不(bu)會(hui)成功(gong)。原因(yin)何在?因(yin)為你未對憑(ping)(ping)證進(jin)行(xing)(xing)“憑(ping)(ping)證類別”(也就是常見的“收字、轉字、付字”)設(she)(she)定，解決方法很(hen)簡(jian)單，進(jin)入“憑(ping)(ping)證類別”進(jin)行(xing)(xing)設(she)(she)定即可。

　　2、錄(lu)(lu)入的(de)(de)憑證(zheng)無法登(deng)帳(zhang)。當你辛辛苦苦地(di)錄(lu)(lu)完憑證(zheng)之后，在(zai)進行(xing)記帳(zhang)操(cao)作時，你很可能會發(fa)現系統可供記帳(zhang)的(de)(de)憑證(zheng)是(shi)空白的(de)(de)，為什么?這里，就(jiu)不(bu)(bu)得不(bu)(bu)提到核(he)算(suan)(suan)的(de)(de)過(guo)程(cheng)了。在(zai)用友的(de)(de)財務(wu)軟(ruan)件中，基(ji)本的(de)(de)核(he)算(suan)(suan)過(guo)程(cheng)是(shi)：憑證(zheng)錄(lu)(lu)入->憑證(zheng)審核(he)->憑證(zheng)錄(lu)(lu)帳(zhang)，這個(ge)基(ji)本程(cheng)序是(shi)不(bu)(bu)可不(bu)(bu)知的(de)(de)。另外，根據交(jiao)叉監(jian)督的(de)(de)原則，在(zai)憑證(zheng)錄(lu)(lu)入時你是(shi)不(bu)(bu)可能同時進行(xing)憑證(zheng)審核(he)、記帳(zhang)的(de)(de)，你(或(huo)者其(qi)他人(ren))必須以不(bu)(bu)同的(de)(de)身份(fen)再(zai)次重新登(deng)錄(lu)(lu)，才(cai)能夠進行(xing)審核(he)、記帳(zhang)操(cao)作。

　　3、以(yi)(yi)記(ji)帳(zhang)(zhang)的(de)憑(ping)證(zheng)(zheng)無(wu)法修(xiu)(xiu)改。在你(ni)將(jiang)所有(you)(you)的(de)憑(ping)證(zheng)(zheng)都記(ji)帳(zhang)(zhang)之(zhi)(zhi)后，你(ni)發現之(zhi)(zhi)前你(ni)的(de)會(hui)計(ji)憑(ping)證(zheng)(zheng)錄(lu)入有(you)(you)誤，怎樣去修(xiu)(xiu)改?這個過程有(you)(you)些復(fu)雜。首先以(yi)(yi)“審核(he)員”或(huo)者“記(ji)帳(zhang)(zhang)員”的(de)身(shen)份重(zhong)(zhong)新(xin)登(deng)(deng)錄(lu)，然(ran)后進(jin)入“套帳(zhang)(zhang)管(guan)理”模塊(kuai)(kuai)，選擇“恢(hui)復(fu)記(ji)帳(zhang)(zhang)前狀(zhuang)態”菜單，這時，你(ni)可(ke)以(yi)(yi)在“恢(hui)復(fu)最近(jin)一次記(ji)帳(zhang)(zhang)前狀(zhuang)態”和“恢(hui)復(fu)到(dao)月(yue)初時狀(zhuang)態”之(zhi)(zhi)間進(jin)行選擇。之(zhi)(zhi)后進(jin)入“憑(ping)證(zheng)(zheng)處理”模塊(kuai)(kuai)，取消對出錯憑(ping)證(zheng)(zheng)的(de)審核(he)，然(ran)后再以(yi)(yi)“制(zhi)單員”的(de)身(shen)份重(zhong)(zhong)新(xin)登(deng)(deng)錄(lu)，進(jin)行修(xiu)(xiu)改操作。

　　三、套帳之(zhi)間數據共享(xiang)問(wen)題(ti)

　　在日(ri)常(chang)工作中(zhong)，用(yong)(yong)一(yi)(yi)(yi)套(tao)(tao)(tao)軟件(jian)進行多(duo)套(tao)(tao)(tao)帳務(wu)的(de)核算是(shi)很正(zheng)常(chang)的(de)。于是(shi)，這(zhe)里我們會遇到(dao)一(yi)(yi)(yi)些信(xin)息重用(yong)(yong)的(de)問題，比如(ru)，總公司(si)(si)和分公司(si)(si)分別核算，用(yong)(yong)到(dao)的(de)會計(ji)科(ke)(ke)目(mu)(mu)大都相同，如(ru)果這(zhe)兩(liang)(liang)套(tao)(tao)(tao)帳都是(shi)由一(yi)(yi)(yi)人核算的(de)，那么會計(ji)科(ke)(ke)目(mu)(mu)的(de)“助(zhu)記碼(ma)”都是(shi)一(yi)(yi)(yi)致(zhi)的(de)。在新建(jian)第二套(tao)(tao)(tao)帳時，如(ru)何將(jiang)第一(yi)(yi)(yi)套(tao)(tao)(tao)帳中(zhong)會計(ji)科(ke)(ke)目(mu)(mu)信(xin)息為第二套(tao)(tao)(tao)帳所用(yong)(yong)，總不可能再(zai)依次輸入吧?用(yong)(yong)友(you)的(de)財務(wu)軟件(jian)中(zhong)為我們提(ti)供的(de)相應的(de)解決的(de)方案。進入用(yong)(yong)友(you)財務(wu)軟件(jian)的(de)“用(yong)(yong)友(you)帳務(wu)(工具)”輔助(zhu)程序(xu)，選擇科(ke)(ke)目(mu)(mu)復(fu)制即可。應該注意的(de)是(shi)，能夠進行科(ke)(ke)目(mu)(mu)復(fu)制的(de)前提(ti)是(shi)兩(liang)(liang)套(tao)(tao)(tao)帳的(de)科(ke)(ke)目(mu)(mu)編碼(ma)規則應該是(shi)一(yi)(yi)(yi)致(zhi)的(de)，否則，復(fu)制操作無法完成(cheng)。

　　四、編制財(cai)務報表的問(wen)題

　　“UFO報(bao)表(biao)(biao)(biao)”程序(xu)是(shi)用(yong)來對由用(yong)友(you)帳(zhang)務(wu)產生的(de)帳(zhang)務(wu)資料(liao)進(jin)行再加(jia)工(gong)的(de)輔助(zhu)軟件(jian)(jian)。它能夠將已有(you)的(de)帳(zhang)務(wu)資料(liao)進(jin)行處(chu)理，生成各種財務(wu)報(bao)表(biao)(biao)(biao)。在(zai)實(shi)際(ji)使(shi)用(yong)中最容易出一(yi)(yi)些簡(jian)單而(er)又最不(bu)容易發覺的(de)問題，主(zhu)要(yao)表(biao)(biao)(biao)現在(zai)：無(wu)法生成報(bao)表(biao)(biao)(biao)，但(dan)你(ni)(ni)又無(wu)法得到出錯信息(xi)，這個(ge)問題我曾(ceng)遇到過，很是(shi)惱(nao)人!進(jin)行報(bao)表(biao)(biao)(biao)生成時，正確的(de)程序(xu)是(shi)，1、在(zai)文件(jian)(jian)菜(cai)單中選(xuan)擇“新建(jian)”操作(zuo)。2、在(zai)文件(jian)(jian)菜(cai)單中選(xuan)擇“帳(zhang)務(wu)路徑”，這是(shi)最關鍵的(de)一(yi)(yi)步!比(bi)如你(ni)(ni)在(zai)財務(wu)軟件(jian)(jian)是(shi)安裝(zhuang)在(zai)D：UFSOFT72下面，假設(she)(she)已建(jian)一(yi)(yi)套編(bian)號的(de)001的(de)套帳(zhang)，那么，在(zai)設(she)(she)定(ding)帳(zhang)務(wu)路徑時，你(ni)(ni)就不(bu)能夠將帳(zhang)務(wu)路徑設(she)(she)為D：UFSOFT72ZT001，這樣做是(shi)錯誤的(de)。UFO中的(de)“帳(zhang)務(wu)路徑”，是(shi)指系統(tong)文件(jian)(jian)ZWSET.MDB的(de)存放路徑，有(you)了這點認(ren)識，你(ni)(ni)才(cai)能夠順利地進(jin)行報(bao)表(biao)(biao)(biao)處(chu)理。

　　在(zai)(zai)編(bian)制財務(wu)報表時(shi)，你(ni)可能有這種體會，明明你(ni)的(de)(de)(de)帳務(wu)處理(li)沒問題(ti)，但是由UFO生(sheng)成的(de)(de)(de)資產(chan)負債表總是不平。這時(shi)，首先你(ni)應(ying)檢查在(zai)(zai)“所(suo)有者(zhe)權(quan)益”欄中(zhong)每個(ge)項目的(de)(de)(de)公式(shi)是否與(yu)你(ni)的(de)(de)(de)會計核(he)(he)算(suan)相(xiang)一(yi)致(zhi)，最(zui)常見的(de)(de)(de)問題(ti)是UFO軟(ruan)件(jian)對“未(wei)分配(pei)利潤(run)”的(de)(de)(de)計算(suan)和對“盈余公積(ji)”的(de)(de)(de)處理(li)與(yu)你(ni)的(de)(de)(de)核(he)(he)算(suan)方法(fa)有沖突(如：對“本(ben)年(nian)利潤(run)”采用“表結法(fa)”還是“帳結法(fa)”的(de)(de)(de)不同處理(li)，都會影響對未(wei)分配(pei)利潤(run)的(de)(de)(de)計算(suan))。